Privacy-verklaring

Privacystatement en privacybeleid

In dit privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door scouting Prinses Amalia Groep. Voor het verwerken van persoonsgegevens door Scouting Nederland verwijzen we je naar het privacystatement van Scouting Nederland.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Denk aan bijvoorbeeld je adres of e-mailadres, maar ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• jeugdleden en vrijwilligers van de Prinses Amalia Groep;
• mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij onze groep of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
• mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad;
• deelnemers aan evenementen die wij organiseren, denk hierbij bijvoorbeeld aan deelnemers van de Regiorally.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle kaderleden van de Prinses Amalia Groep (leiding, bestuur en ondersteuningsteams) verwerken persoonsgegevens. Daarnaast zijn jouw gegevens beperkt inzichtelijk voor andere leden van jouw speltak, tenzij je dit anders hebt aangegeven in Scouts Online.

Waarvoor worden deze persoonsgegevens verwerkt?

Als je lid wilt worden van Scouting of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal lid of relatie van Scouting bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt de Prinses Amalia Groep ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier ten behoeve van een zomerkamp.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in Scouts Online met je ‘Mijn Scouting’-account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met scouting, terugvinden en bewerken.

Binnen de Prinses Amalia groep kan het kader jouw gegevens inzien en verwerken.

Binnen jouw speltak kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de speleenheid en/of het organisatieonderdeel kan jouw gegevens – net als jijzelf – muteren.

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld een regio of steunpunt) en het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier, gelet op hun functie, toegang toe moeten hebben. Voor meer informatie hierover verwijzen we je naar de privacystatements van de Regio Utrechtse Heuvelrug en Scouting Nederland.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Scouting

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren, dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald of als je een nieuwe functie krijgt binnen een andere aangesloten scoutingorganisatie, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel jouw gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Scouting kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens zijn wij gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Scouting Nederland van mij verwerkt?

Door in te loggen in Scouts Online met je ‘Mijn Scouting’-account kun je jouw gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met scouting terugvinden en bewerken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door scouting kan je terecht bij jouw eigen speltakleiding, of bij onze privacy-contactpersoon via [email protected] .

Wijzigingen privacybeleid

Prinses Amalia Groep Zeist behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor het gebruik van Scouts Online te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.